Doc E Sign — Accordo di Contitolarità del Trattamento ai sensi dell'Articolo 26
Data di entrata in vigore: 16 luglio 2026 Versione: v1.3 URL: doc-e-sign.com/dca
Avviso sulla traduzione: La presente traduzione è fornita per comodità. In caso di discrepanza tra questa versione e la versione in lingua inglese, prevarrà la versione in lingua inglese.
Informazioni sul presente accordo
Il presente Accordo di Contitolarità del Trattamento (l'"Accordo") è stipulato ai sensi dell'articolo 26 del Regolamento generale sulla protezione dei dati del Regno Unito (UK GDPR) e dell'articolo 26 del Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'Unione Europea (GDPR) tra:
Parte A — Doc E Sign, con sede nel Regno Unito. Contatto: [email protected]
Parte B — il Mittente, ossia qualsiasi persona o organizzazione titolare di un account Doc E Sign che utilizza il servizio Doc E Sign per inviare documenti da firmare ("il Mittente").
Il presente Accordo è incorporato per riferimento nei Termini di Servizio e nell'Accordo sul Trattamento dei Dati di Doc E Sign. Utilizzando il servizio Doc E Sign, il Mittente accetta il presente Accordo.
Il contenuto essenziale del presente Accordo, come richiesto dall'articolo 26(2) dell'UK GDPR e del GDPR, è riassunto in termini semplici nella Parte 2 dell'Informativa sulla Privacy di Doc E Sign (doc-e-sign.com/privacy). Gli interessati possono esercitare i propri diritti nei confronti di ciascuno dei due titolari del trattamento, come indicato in tale informativa e nella Sezione 7 di seguito.
1. Contesto e finalità
Doc E Sign fornisce un servizio di firma di documenti. Quando il Mittente utilizza Doc E Sign per inviare un documento da firmare, sia Doc E Sign sia il Mittente determinano alcuni aspetti delle modalità di trattamento dei dati personali del firmatario. Poiché ciascuna parte determina in modo indipendente le finalità o i mezzi di una parte del trattamento, esse sono contitolari del trattamento per tali attività ai sensi dell'articolo 26.
Il presente Accordo non si applica a tutti i dati personali trattati in relazione al servizio Doc E Sign. Si applica esclusivamente alle specifiche attività di trattamento congiunto individuate nella Sezione 2. Le attività di trattamento per le quali una sola parte determina in modo indipendente le finalità e i mezzi restano di esclusiva responsabilità di tale parte.
2. Attività di trattamento congiunto e ripartizione delle responsabilità
Le seguenti attività comportano contitolarità del trattamento. Ciascuna riga individua l'attività di trattamento, la parte che assume le relative decisioni e la parte responsabile per i diritti degli interessati in relazione a tale attività.
2.1 — Registri di conferma dell'informativa
Cosa viene trattato: Un registro attestante che il firmatario ha confermato di aver preso visione dell'Informativa sulla Privacy e della Dichiarazione di Firma di Doc E Sign prima di firmare — inclusa la versione di ciascun documento mostrato, la marca temporale, nonché l'indirizzo IP e lo user agent cifrati del firmatario.
Perché viene trattato: Per dimostrare che le informative sulla privacy richieste sono state fornite durante la cerimonia di firma. Entrambe le parti hanno un interesse legittimo a tale registro: Doc E Sign, come prova del rispetto dei propri obblighi di conformità; il Mittente, come prova che la cerimonia di firma si è svolta correttamente.
| Responsabilità | Parte | Dettaglio |
|---|---|---|
| Determina il formato e il contenuto del registro di conferma | Doc E Sign | Doc E Sign decide quali campi vengono raccolti, come vengono archiviati e come è strutturato il registro |
| Determina il periodo di conservazione | Doc E Sign | 7 anni dalla data della firma, sulla base degli obblighi di responsabilizzazione (articolo 5(2)) e di possibili azioni legali (articolo 17(3)(b)) |
| Beneficia del registro come prova dell'integrità della cerimonia | Entrambe le parti | Il Mittente beneficia della prova che la cerimonia si è svolta correttamente; Doc E Sign beneficia come prova della propria conformità |
| Gestisce le richieste di accesso degli interessati (art. 15) relative a questo registro | Doc E Sign | Contatto: [email protected] |
| Gestisce le richieste di cancellazione degli interessati (art. 17) relative a questo registro | Doc E Sign | Doc E Sign può rifiutare la cancellazione qualora la conservazione sia richiesta ai sensi dell'articolo 17(3)(b); risponderà per iscritto entro 30 giorni |
2.2 — Metadati del registro di audit (indirizzo IP, user agent, marche temporali degli eventi)
Cosa viene trattato: Il registro tecnico della cerimonia di firma — il momento in cui il firmatario ha aperto il link, il momento in cui è stato prestato il consenso, il momento in cui il documento è stato firmato — unitamente all'indirizzo IP cifrato e al tipo di browser del firmatario per ciascun evento.
Perché viene trattato: Per creare un registro di audit a prova di manomissione e verificabile in modo indipendente, che ciascuna delle parti può utilizzare per accertare l'autenticità e la tempistica di una firma in caso di controversia. Entrambe le parti beneficiano di questo registro.
| Responsabilità | Parte | Dettaglio |
|---|---|---|
| Decide di raccogliere l'indirizzo IP e lo user agent | Doc E Sign | Doc E Sign determina in modo indipendente che tali dati sono necessari per l'integrità dell'audit; il Mittente non impartisce alcuna istruzione in tal senso |
| Determina il formato e l'algoritmo della catena di hash | Doc E Sign | L'algoritmo della catena di audit è proprio di Doc E Sign; il Mittente non esercita alcun controllo su di esso |
| Determina il periodo di conservazione | Doc E Sign | 7 anni dalla data della firma |
| Archivia i registri di audit | Doc E Sign | In forma cifrata; la distruzione della DEK è disponibile su richiesta di cancellazione, fatta salva la prevalenza del periodo di conservazione |
| Beneficia del registro di audit come prova | Entrambe le parti | Ciascuna delle parti può avvalersi del registro di audit in caso di controversia |
| Gestisce le richieste di accesso degli interessati (art. 15) relative ai registri di audit | Doc E Sign | Contatto: [email protected] |
| Gestisce le richieste di cancellazione degli interessati (art. 17) relative ai registri di audit | Doc E Sign | Può rifiutare qualora si applichi l'articolo 17(3)(b); risponderà per iscritto entro 30 giorni |
3. Attività di trattamento NON congiunte
Per chiarezza, le seguenti attività di trattamento sono di esclusiva responsabilità della parte individuata e non sono disciplinate dal presente Accordo.
| Attività di trattamento | Titolare esclusivo | Base |
|---|---|---|
| Decidere quali firmatari ricevono una richiesta di firma | Mittente | Il Mittente decide in modo indipendente a chi inviare i documenti |
| Il contenuto del documento inviato per la firma | Mittente | Doc E Sign non determina il contenuto dei documenti |
| Il nome e l'indirizzo e-mail del firmatario (forniti dal Mittente) | Mittente | Doc E Sign tratta tali dati su istruzione del Mittente (Accordo sul Trattamento dei Dati ai sensi dell'articolo 28) |
| I dati dell'account del Mittente (e-mail, dati di fatturazione, cronologia di utilizzo del Mittente) | Doc E Sign | Doc E Sign determina in modo indipendente le finalità del trattamento dei dati dei propri clienti |
| L'applicazione dell'elaborazione dei pagamenti tramite Stripe | Doc E Sign | I dati di fatturazione sono trattati sulla base propria di Doc E Sign (esecuzione del contratto, articolo 6(1)(b)) |
4. Responsabilità in materia di sicurezza
Doc E Sign è responsabile di:
- Cifrare tutti i campi di dati personali del firmatario mediante chiavi di cifratura dei dati (DEK) gestite da Supabase Vault
- Applicare controlli di accesso di sola inserzione sui registri di audit (nessun registro può essere modificato o eliminato dopo la creazione)
- Mantenere la sicurezza della piattaforma Doc E Sign, inclusi i controlli di accesso, la gestione delle dipendenze e la risposta agli incidenti
- Notificare al Mittente, entro 72 ore dal momento in cui ne viene a conoscenza, qualsiasi violazione dei dati personali che riguardi dati soggetti a contitolarità
Il Mittente è responsabile di:
- Proteggere le credenziali del proprio account Doc E Sign
- Garantire che gli indirizzi e-mail forniti per i firmatari siano corretti e aggiornati
- Notificare tempestivamente a Doc E Sign qualsiasi violazione o sospetto uso improprio del proprio account di cui venga a conoscenza
5. Sub-responsabili del trattamento
Doc E Sign si avvale dei seguenti sub-responsabili del trattamento in relazione alle attività di trattamento congiunto disciplinate dal presente Accordo. L'elenco completo dei sub-responsabili del trattamento è mantenuto nell'Informativa sulla Privacy e nell'Accordo sul Trattamento dei Dati di Doc E Sign.
| Sub-responsabile del trattamento | Ruolo nel trattamento congiunto | Ubicazione |
|---|---|---|
| Supabase | Archiviazione della base dati e gestione delle chiavi di cifratura dei registri di audit e dei registri di conferma | UE (Francoforte) |
| Lettermint | Invio delle e-mail di firma che avviano la cerimonia | UE (Paesi Bassi; DPA firmato il 28 giugno 2026, copia firmata depositata) |
| Nuntly | Invio delle e-mail di firma che avviano la cerimonia | UE (Irlanda; DPA firmato il 14 luglio 2026, copia firmata depositata) |
Il Mittente non si avvale di alcun sub-responsabile del trattamento aggiuntivo in relazione alle attività di trattamento congiunto disciplinate dal presente Accordo; i sub-responsabili del Mittente pertinenti al contenuto del documento e ai dati identificativi del firmatario sono disciplinati dagli obblighi propri del Mittente in qualità di titolare del trattamento, e non dal presente Accordo.
6. Trasferimenti internazionali di dati
I dati personali trattati ai sensi del presente Accordo sono archiviati da Supabase su infrastruttura situata nell'UE (Francoforte). Doc E Sign non effettua, ai sensi del presente Accordo, alcun trasferimento di dati personali soggetti a contitolarità verso Paesi al di fuori del Regno Unito o del SEE, salvo qualora sussista una decisione di adeguatezza o un meccanismo di trasferimento appropriato (l'IDTA per i dati originati nel Regno Unito; le clausole contrattuali tipo dell'UE per i dati originati nell'UE). I meccanismi di trasferimento applicabili a ciascun sub-responsabile del trattamento sono documentati nel registro degli accordi sul trattamento dei dati dei sub-responsabili di Doc E Sign.
7. Diritti degli interessati
Gli interessati (firmatari) possono esercitare i propri diritti in relazione ai dati soggetti a contitolarità contattando l'una o l'altra parte. Le parti hanno concordato la seguente ripartizione per la gestione delle richieste:
| Diritto | Punto di contatto | Note |
|---|---|---|
| Accesso (art. 15) ai registri di audit, all'indirizzo IP, allo user agent e al registro di conferma | Doc E Sign: [email protected] | Doc E Sign risponderà entro 30 giorni |
| Accesso (art. 15) al contenuto del documento e ai dati identificativi del firmatario detenuti dal Mittente | Mittente: dati di contatto forniti nell'e-mail di firma | Doc E Sign fornirà assistenza nell'individuazione del contatto corretto qualora i dati del Mittente non siano noti |
| Cancellazione (art. 17) dei dati di audit controllati da Doc E Sign | Doc E Sign: [email protected] | Doc E Sign può rifiutare qualora si applichi l'articolo 17(3)(b); risponderà per iscritto entro 30 giorni spiegando la motivazione e il diritto di reclamo |
| Cancellazione (art. 17) dei dati controllati dal Mittente | Mittente | |
| Limitazione (art. 18) del trattamento controllato da Doc E Sign | Doc E Sign: [email protected] | |
| Portabilità (art. 20) dei dati controllati da Doc E Sign | Doc E Sign: [email protected] | Restituisce un file JSON strutturato con tutti i dati detenuti da Doc E Sign relativi all'interessato richiedente |
| Opposizione (art. 21) al trattamento basato sul legittimo interesse di Doc E Sign | Doc E Sign: [email protected] | Si veda la Valutazione di Legittimo Interesse all'indirizzo doc-e-sign.com/legal/legitimate-interest-assessment |
Qualora un interessato non riesca a contattare il Mittente o non conosca i relativi dati di contatto, Doc E Sign fornirà assistenza, ove possibile, nell'individuazione del contatto appropriato, oppure inoltrerà la richiesta al Mittente per conto dell'interessato.
8. Autorità di controllo
Per gli interessati nel Regno Unito: l'Information Commissioner's Office (ICO), ico.org.uk.
Per gli interessati nell'UE: l'autorità di protezione dei dati dello Stato membro dell'UE in cui si trova l'interessato, oppure (in attesa dello stabilimento di Doc E Sign nell'UE) l'autorità dello Stato membro in cui Doc E Sign tratta il maggior volume di dati di interessati dell'UE.
Ciascuna delle parti può fungere da referente principale nei confronti dell'autorità di controllo per gli aspetti del trattamento di cui è responsabile ai sensi del presente Accordo.
9. Durata e cessazione
Il presente Accordo si applica per tutta la durata dell'account Doc E Sign del Mittente e per il periodo durante il quale l'una o l'altra parte conserva dati personali soggetti al presente Accordo. La conservazione dei registri di audit per 7 anni comporta che gli obblighi di Doc E Sign ai sensi del presente Accordo in relazione ai dati di audit proseguano per 7 anni dopo l'ultima cerimonia di firma effettuata nell'ambito dell'account del Mittente, indipendentemente dal fatto che l'account sia ancora attivo.
La cessazione dell'account Doc E Sign del Mittente non determina la cessazione del presente Accordo in relazione ai registri di audit già creati.
10. Legge applicabile
Il presente Accordo è disciplinato dalla legge d'Inghilterra e Galles. Le parti si sottopongono alla giurisdizione esclusiva dei tribunali d'Inghilterra e Galles per qualsiasi controversia da esso derivante, fatto salvo il diritto di ciascuna parte di richiedere provvedimenti cautelari urgenti in qualsiasi altra giurisdizione competente.
11. Pubblicazione e aggiornamenti
Il presente Accordo è pubblicato all'indirizzo doc-e-sign.com/dca. Le modifiche sostanziali al presente Accordo saranno comunicate ai Mittenti via e-mail con un preavviso di 30 giorni. Le modifiche che incidono sui diritti degli interessati saranno inoltre recepite in una versione aggiornata dell'Informativa sulla Privacy all'indirizzo doc-e-sign.com/privacy.